この記事で解決できること
- 主要簿って何？補助簿って何？
- 帳簿は絶対に必要なんですか？
- 帳簿は保存期間ってあるんですか？
こんな悩みを解決します。
日商簿記3級、経理・契約5年、給与・社保5年のよんちゃわんが説明いたします。
正直に言うと、私も最初は「帳簿って何から覚えればいいの？」と頭が真っ白になりました。
専門用語は多いし、数字は並んでいるし、不安になりますよね。
でも大丈夫。
業務を続けていくうちに、経理の帳簿は実はとてもシンプルだと分かったんです。
この記事では、これから経理を始める方に向けて、帳簿の全体像と実務のポイントをやさしく解説します。
記事前半では「経理の帳簿の種類や管理」について、また後半では「帳簿作成のよくある質問」について解説します。
経理の帳簿とは
経理の帳簿とは、会社のお金の流れを記録するための大切な記録ノートです。
会社で発生した売上や支払いなどのお金の動きを、ノートやパソコン上に記録したものを指します。
日々の取引をきちんと残しておくことで、会社が今どのような経営状態にあるのかが分かるというわけです。
たとえば、
- いくら売上があったのか
- 何にどれだけお金を使ったのか
- 現在どのくらい資金があるのか
といった情報は、すべて帳簿から確認できます。
そして帳簿を基に決算書などの報告書を作成し、経営者や金融機関、税務署など知りたい人に会社の情報を提供します。
経理の帳簿の種類
経理の帳簿は「主要簿」と「補助簿」の2つに分かれ、それぞれ役割が違います。
帳簿と聞くと難しく感じますが、基本の考え方はシンプルです。
会社のお金の流れを記録する帳簿には、中心となるものと、それをサポートするものがあります。
帳簿って2つだけでいいんですか？文具売り場でたくさん見かけるけど。
主要簿は２種類。補助簿は業種や会社によって備える帳簿が異なるんです。
次では、どの帳簿が何のためにあるのかについて解説します。
主要簿
主要簿は、会社の取引全体をまとめるメインの帳簿です。
主要簿には、次の２つがあります。
- 仕訳帳
- 元帳（総勘定元帳）
仕訳帳は、日々の取引を時系列に分けて記録する帳簿です。
一方、元帳は、その仕訳を取引されたモノごとに整理したものになります。
流れとしては、以下の通り。
- 取引を仕訳帳に記録
- 仕訳を元帳へ転記
- 元帳をもとに報告書を作成
この2つがあれば、会社の成績を表す報告書（損益計算書や貸借対照表など）の作成が可能になります。
補助簿
補助簿は、日々の業務をスムーズにするためのサポート的な帳簿です。
主要簿だけでも報告書は作れますが、取引が増えると管理が大変になります。
そこで役立つのが補助簿です。
特定の取引やモノごとに詳細を記録できるため、個別の条件や残高をすぐ確認できます。
たとえば、
- 現金出納帳
- 売掛金元帳（得意先元帳）
- 買掛金元帳（仕入先元帳）
- 固定資産台帳
などがあります。
会社によって必要な帳簿は異なりますが、補助簿があることで確認作業が効率化され、ミス防止にもつながります。
実務ではとても役立つ帳簿なんです。
帳簿の記入方法
経理の帳簿は複式簿記で正確に記録することが基本ルールです。
まず取引を仕訳し、仕訳帳に記入。
その内容を元帳へ転記します。
仕訳が正しくできていれば、元帳への反映はほぼ自動的に整理されていきます。
動きのあった項目は漏れなく記録し、現金や預金は実際の残高と照合することも重要です。
正しい仕訳と確認作業をスムーズに行うために、記入方法のポイントを2つの視点から解説します。
複式簿記で記入する
帳簿は複式簿記で記録するのが基本です。
複式簿記では、1つの取引を「借方」と「貸方」に分けて記録します。
これにより、現金の増減だけでなく、売掛金や買掛金など現金以外の増減、さらに“なぜ増えたのか・減ったのか”という理由まで残せます。
流れはシンプルです。
- 取引を仕訳する
- 仕訳帳に記入する
- 元帳へ転記する
仕訳ができれば、元帳への整理は自然と進みます。
この仕組みがあるからこそ、最終的に決算書という報告書を作成できます。
会社のお金の動きをその背景まで理解できます。
帳簿の記入方法について、詳しくはこちらの記事「会社の経理の帳簿って何？経理初心者が知っておくべきポイントも解説」も読んでみてください。
会計ソフト
帳簿入力は会計ソフトを活用すると効率的です。
手書きやエクセルでも帳簿は作れますが、仕訳帳から元帳、さらに補助簿へと転記する作業は時間がかかります。
そこで役立つのが会計ソフトです。
最近はAI仕訳機能により、領収書や預金データから自動で仕訳を提案してくれます。
入力は一度で済み、主要簿・補助簿・決算書まで連動して作成されるため、大幅な効率化が可能です。
とはいえ、細かい設定や調整が必要な場合、そしてエラーが出たときに原因を判断するには簿記の知識が欠かせません。
途中で違和感に気付けるのも、簿記の知識があるからこそです。
会計ソフトは便利だけど、基礎となる簿記の理解があってこそより正確な帳簿がつけられます。
帳簿作成のよくある質問（注意点）4つ
会社は帳簿を作成しなければなりません。
なぜなら会社法で義務付けられているからです。
帳簿がなければ決算書などの報告書が作れず、会社としての信用や信頼も得られません。
また個人事業主も例外ではありません。
事業をする以上、帳簿は必要です。
ここでは帳簿作成についてのよくある疑問4つを解説します。
Q1.帳簿の保存期間はどれくらい？
迷ったら10年間保存、とサクッと覚えておきましょう。
帳簿の保存期間は法律で決まっています。
税法では原則7年、会社法では10年です。
つまり、両方を守るなら10年保存が安心ということになります。
もし保存していなければ、税務調査で不利になったり、ペナルティを受ける可能性もあります。
Q2.青色申告って何？
きちんと帳簿を付ける人が税制上の最大限のメリットが得られるのが青色申告です。
自分で所得税を計算して納税する方法には、青色申告と白色申告があります。
青色申告とは、複式簿記で詳細な帳簿を作成すると最大65万円（または55万円）の控除が受けられる制度です。
一方、白色申告（簡易な記帳）だと控除は10万円だけです。差はとても大きいですよね。
Q3.個人事業主も帳簿作成は必要？
個人事業主も帳簿作成は必要です。
法人だけではなく、すべての事業者に記帳義務があります。
個人事業主が自分で所得税を計算して納税する方法には「青色申告」と「白色申告」があります。
どちらの申告でも帳簿の作成が必要ですが、青色申告では、最大65万円（または55万円）の控除が受けられます。
複式簿記での帳簿作成が少々面倒でも青色申告ですね。
Q4.帳簿を作成しないとどうなる？
帳簿を作らないと、会社としての信用や信頼を失ったり、法的ペナルティを受ける可能性があります。
なぜなら会社法で帳簿の作成は義務付けられているため、作成・保存を怠れば、罰金の対象になる可能性もあるからです。
もし税務調査で過少申告が見つかれば、加算税や延滞税の支払いが必要です。
青色申告の承認が取り消されることもあります。
さらに、帳簿がなければ会社の状況を利害関係者に報告できず、その結果会社としての信用や信頼を失うことにつながります。
まとめ
会社の経理の帳簿は、次の2つが基本です。
- 主要簿（仕訳帳・元帳）
- 補助簿
まずはこの全体像を押さえておけば大丈夫。
仕訳して、元帳にまとめる。
この流れが分かれば、決算書につながる道筋も見えてきます。
また帳簿は会社法で作成が義務付けられており、保存は原則10年が安心です。
個人事業主でも記帳は必要で、青色申告なら控除のメリットもあります。
ルールを知っておくことは、実務で自分を守ることにもつながります。
最初は戸惑って当たり前。
焦らず基本を積み重ねれば、数字の意味が少しずつ分かるようになるので大丈夫。
以上ここまで読んでいただきありがとうございました。