この記事で解決できること
- 経理にかかってくる電話のよくある内容が知りたい。
- 電話対応で失敗やトラブルを防ぐコツが知りたい。
- 電話対応の負担を減らすにはどうすればいい？
こんな悩みを解決します。
日商簿記3級、経理・契約5年、給与・社保5年のよんちゃわんが説明いたします。
経理の仕事を始めたばかりの頃は、「電話対応が怖い」「何を聞かれるのか不安」と感じる人も多いものです。
私も慣れないうちは何を聞かれるのか、不安と緊張を感じていました。
でも電話対応についてはコツがあるのです。
この記事では、経理初心者が安心して落ち着いて電話対応できるように、ポイントを分かりやすく解説します。
記事の前半は「経理にかかってくる電話の内容」について、後半は「具体的な電話対応の方法」について解説しています。
是非最後まで読んでみてください。
経理で電話対応はある？
経理って外部から電話はよくかかってくるんでしょうか？
経理に電話はかかってきますよ。でも会社の規模や組織体制によって電話の多さは違うけど。
小さな会社では、経理と一般事務を兼ねているケースが多いので、代表電話を取る機会も少なくありません。
その場合、取引先からの請求書の確認や入金状況の問い合わせに限らず、さまざまな連絡が入る可能性があります。
一方、経理部が独立している会社では、電話よりもメールでの問い合わせが多い傾向です。
なぜなら、お金にかかわる情報や取引先の情報は記録が残るメールの方が正確で確認しやすいからです。
ただし、支払い期限が迫っている場合などの急ぎの案件では電話の方が効率的。
このように経理の電話対応は会社の、環境によって頻度が変わります。
経理であつかう電話内容とは？
当然ですが、経理にかかってくる電話の多くは、お金に関する確認です。
特に支払い・入金に関する問い合わせが中心になります。
例えば次のような内容がよくあります。
初めは緊張するけど、慣れてくると電話の内容はだんだんパターン化されてきます。よくある問い合わせリストが作れるくらい。
次ではそんなよくある問い合わせ内容を解説します。
支払予定日の問い合わせ
経理で最も多い電話の一つが支払予定日の確認です。
取引先にとって入金日は資金繰りに直結するため、「いつ振り込まれますか？」という問い合わせが多いです。
特に月末や支払日直前は。
この場合は、必ず社内システムや資料を確認してから回答することが大切です。
「確認いたしましたところ、〇月〇日付でのお振込み予定となっております。」
「確認して、分かり次第ご連絡いたします。」
という感じ？
そう、明確に応えましょう。
曖昧な回答は避けることが経理の電話対応の基本です。
請求書の再発行
請求書の未着や再送依頼もよくある電話内容です。
取引先から「請求書が届いていない」「もう一度送ってほしい」といった連絡が入ることがあります。
郵送トラブルやメールの見落としなど、原因はさまざまですが、このような場合は、まず謝意を伝えたうえで再発行の対応を行います。
「申し訳ございません。すぐに再送いたします。」ですね！
はい。同時に相手に次の情報を確認して再送します。
再送する前に再度確認すること3つ
- 送付方法（紙・PDF）
- 送付先メールアドレス
- 担当者名や部署名
丁寧に確認を行うことで、ミスの再発を防ぎます。
未入金の確認（こちらから）
未入金の確認はこちら側から電話する場合もあります。
支払期限を過ぎても入金が確認できない場合、状況を確認するために連絡を取る必要があります。
遅れている理由が分からない段階では、伝え方には注意が必要です。
相手側の処理が遅れているだけの可能性があるためです。
「恐れ入りますが、〇月〇日時点でご入金が確認できておりません。」からの確認ですね。
丁寧にね。
丁寧なコミュニケーションを心がけることが大切です。
振込先口座の確認
振込先口座の確認は慎重に対応すべき電話の一つです。
口座情報はお金に直結する重要なデータのため、電話だけで変更や登録を決めてしまうのは危険です。
たとえば取引先から口座変更の電話連絡があった場合でも、念のため変更内容をメールで送ってもらいましょう。
確認するポイントは次の通りです。
口座変更の確認ポイント
- 口座名義
- 銀行名・支店名
- 口座番号
正式な情報は文書やメールで送ってもらえれば記録として残すことができます。
振込ミスやトラブルを防ぐためにも、記録を残すことが重要なんです。
経理で電話対応が大事な理由2つ
経理の電話対応は会社の信用に直結する大切な仕事です。
なぜなら、電話をかけてきた相手にとって、対応した担当者は「会社の窓口」そのものだからです。
「この会社は大丈夫だろうか」と不信感を持たれないように、ここでは電話対応が大事な理由を2つ解説します。
会社の信用守る
一般的に電話応対は会社の信用を守るために重要です。
特に経理の電話対応は、支払い予定日や請求金額など、お金に関する確認が多くなります。
こうした内容で間違った情報を伝えると、取引先の信頼を失う原因になります。
例えば、次のような曖昧な回答は、相手に不安を与えてしまいます。
- 「たぶん支払われていると思いますが・・・。」
- 「よく分からないので、またお願いします」
分からない場合は無理に答えず、こう伝えましょう。
「確認のうえ、折り返しご連絡いたします」
会社のイメージを悪くしない
一般的に電話応対の印象は会社全体のイメージにつながります。
電話では顔が見えないので、声のトーンや言葉づかいがそのまま会社の印象になるからです。
もし無愛想だったり、ぶっきらぼうな話し方をしてしまうと、「感じの良くない会社だな」と思われてしまう可能性があります。
そのため電話では次のポイントを意識すると、相手も安心して話せるでしょう。
- 落ち着いた声で話す
- 丁寧な言葉づかいを意識する
- 内容をしっかり復唱する
電話応対次第で会社のイメージは良くも悪くもなるため、例え面倒な内容の電話であっても丁寧な対応が必要です。
電話対応が下手だと増える負担
電話対応がうまくできないと、経理の仕事やメンタルに余計な負担が増えてしまいます。
なぜなら、電話は作業を強制的に止めてしまうからです。
経理の仕事は数字を扱うため集中力が必要ですが、電話が入るたびに作業が中断されると、ミスややり直しが起こりやすくなります。
特に経理初心者は慣れていないため、予定外の時間を使ったり、思わぬことで悩んだりすることもありがちです。
ここでは電話対応が下手だと増える負担2つを解説します。
残業のリスク
電話対応が多いと残業につながる可能性があります。
なぜなら電話に出ている時間は、今している作業の手を止められてしまうからです。
特に月末や支払日前は問い合わせが増えるため、電話に対応しているうちに仕事が押してしまうケースもあります。
例えば、次のような流れはよくあります。
- 電話対応で作業が中断
- 再開したときに確認し直す
- 思ったより時間がかかる
これを繰り返すと、時間内に片づけられなかった仕事が溜まっていく状況になることもありますよ。
電話対応した分だけ作業時間が減るため、結果的に残業になってしまうというわけ。
電話を取る恐怖
電話に対して苦手意識を持つ経理担当者は少なくありません。
なぜならお金に関する話が多いため、言い間違いや回答ミスを心配してしまうからです。
特に経験が浅いうちは、「すぐ答えられなかったらどうしよう」と不安になりやすいものです。
実際には、次のような理由で電話が怖くなることがあります。
慣れないうちは、電話が鳴るだけで「何を聞かれるんだろう？」と身構えてしまいます。
自分は電話対応が下手だと感じるほど、精神的な負担も大きくなりがちです。
落ち着いて考えれば、もらった一回の電話で、すべてをその場で答える必要はないと気が付くんですけどね。
残念ながら初心者は、分からないことは確認して折り返すという余裕がないんです。
経理の電話のトラブル回避のポイント3つ
経理の電話対応では「トラブルになる前に回避する工夫」がとても大切です。
なぜなら支払いや請求などお金に関わる話は、少しの認識違いでも問題につながりやすいからです。
電話の内容を曖昧にしたまま進めると、後から「言った・言わない」のトラブルになる可能性もあります。
ややこしくなる前に、電話対応では次の3つを意識しましょう。
相手を待たせない（折り返し）
分からない内容は無理に答えず、折り返し対応にしましょう。
経理の電話では、支払日や入金状況など正確な情報が求められます。
その場で焦って間違った案内をしてしまうと、その後のお詫びや訂正など手数が増えてしまいます。
「確認のうえ、こちらから折り返しご連絡いたします。」と伝えると、丁寧で安心感を与えますよ。
このように一度電話を預かることで、次のようなメリットがあります。
- 情報を正確に確認できる
- 不要なトラブルを防げる
- 落ち着いて対応できる
結果として、対応に余計な時間をかけずに済みます。
聞き間違いを防ぐ「復唱」と「メモ」
電話内容は必ず復唱しながらメモを取りましょう。
電話では聞き取りづらいことも多く、数字の言い間違いや聞き間違いが起こりやすいからです。
例えば、次のように確認すると安心です。
「〇月〇日に〇〇円のお支払い予定、でよろしいでしょうか。」
という感じで確認するといいですよ。
また、次のような内容を簡単にメモしておくと安心です。
自分用の控えだけでなく、不在の担当者への伝言にも使えます。
- 電話の日時
- 相手の会社名・担当者名
- 話した内容
- 返信 要・不要
隙間時間に、電話内容のメモ帳を手作っておきます。
冷静な対応
電話では常に冷静に対応することがトラブル防止につながります。
請求金額の違いや入金確認など勿論ですが、それ以外でも相手になかなか言いたいことが伝わらないと、お互いに感情的になることもあります。
そこで慌てたり強い言い方をしてしまうと、話がさらに複雑になってしまいます。
そんなときは、一歩引いて冷静に次のような対応を意識しましょう。
- まず相手の話を最後まで聞く
- 事実を確認してから回答する
- 必要なら一度社内確認をする
さらに、落ち着いた言葉づかいで対応すると、相手の気持ちも和らぎやすくなります。
経理の電話対応では、冷静さが大事です。
電話対応の負担を軽減する方法3つ
電話対応の負担を減らすには「仕組み」を作ることが重要です。
仕組みとは言い換えると、自分の仕事の手を止める時間を最小限にする工夫のことです。
電話で作業が止まると、ミスが起きやすかったり、作業のやり直しが必要になったりと、業務効率が下がります。
だからこそ、問い合わせの内容を整理し、素早く終わらせる工夫が大切です。
ここでは電話対応を早く終わらせる工夫3つを解説します。
振り分けマニュアル作成
問い合わせを素早く振り分けるマニュアルを作ると電話対応が楽になります。
なぜなら、電話の内容をその場で考える必要がなくなるからです。
経理にかかってくる電話は、ある程度パターンが決まっています。
例えば、次のように整理しておくと便利です。
- 支払予定の確認 → 経理担当
- 請求書の内容 → 請求担当
- 契約内容の質問 → 営業担当・契約担当
このような振り分けルールを決めておけば、問い合わせのポイントをつかんですぐ担当者に回せます。
結果として電話対応が短時間で終わり、自分の業務に集中しやすくなります。
リンク付きメールテンプレート作成
電話以外でも、ほしい情報に直ぐにたどり着ける工夫があると便利ですよね。
自社ホームページの該当ページへのリンクをメール本文に入れて、メールテンプレートを用意しておきます。
そうすることで問い合わせの電話の数は減ります。
なぜなら、メールテンプレートにリンクを入れておけば、相手は自分で情報を確認できるからです。
そのリンクをクリックするだけで、例えば、次のような支払い情報のページに跳べるので便利です。
- 支払いスケジュール
- 振込先口座の案内
- 請求書の提出ルール
わざわざ電話で問い合わせる必要はなくなり、電話やメールの対応時間も短縮されます。
これは双方にとって、一番効率が良くストレスのない方法です。
事務の基本的な電話応対
当たり前ですが、事務の基本的な電話マナーを身につけるだけでも対応はスムーズになります。
言葉づかいや対応手順が良いと、やり取りが短時間で終わるからです。
逆に、話がまとまらないと電話が長引き、仕事の手が止まってしまいます。
基本として意識したいポイントはこちらです。
- はっきりとした声で名乗る
- 相手の用件を最初に確認する
- 必要な内容をメモする
こうした基本ができていると、言葉遣いや手順だけで気持ちよく対応できるようになります。
基本を押さえることで、相手にも安心感を与えられます。
まとめ
経理の電話対応は、会社の信用にも関わる大切な仕事です。
丁寧で確実な対応をする必要があります。
とはいえ業務経験や電話の内容によっては、本来自分の仕事に使う時間を取られてしまい、仕事の遅れや残業などにつながりかねません。
相手にとっても嬉しい状況ではありません。
そうならないためには、基本的なマナーと手順を押さえて、電話対応の時間を短くすることがポイントになります。
実際に経理にかかってくる電話はお金に関する問い合わせが中心で、ある程度パターンが決まっています。
電話対応の負担を減らすために、次のポイントを意識することが大切です。
- 分からない内容は無理に答えず折り返す
- 復唱とメモで聞き間違いを防ぐ
- 落ち着いた言葉づかいで冷静に対応する
さらに、次のような仕組みを作ると、電話対応の時間を短くできます。
- 振り分けマニュアル
- リンク付きメールテンプレート
相手とこちら、双方にメリットのある電話対応を目指しましょう。
以上ここまで読んでいただきありがとうございました。