この記事で解決できること
- 経理ソフトが多すぎて違いが分からない
- どれを選べばいいか判断できない。
- 個人事業主が経理でやるべきことは何？
こんな悩みを解決します。
日商簿記3級、経理・契約5年、給与・社保5年のよんちゃわんが説明いたします。
「経理ソフトって、結局どれを選べばいいの？」
個人事業主になったばかりだと、こんな悩みを抱える方も多いのではないでしょうか。
そもそも経理で何をすればいいのかも分からず、ソフトに任せて大丈夫なのか不安になりますよね。
経理の知識がなくても、ポイントを押さえれば迷わず選べます。
経理初心者の方でも理解しやすいように、難しい専門用語はできるだけ避けて解説していますので、ぜひ最後まで読んでみてください。
経理ソフトは目的別に選ぶ
経理ソフトは、難しく考えなくても大丈夫です。
機能や価格、操作のしやすさなど、考え過ぎるとなかなか決められなくなってしまいます。
まずは 「自分が何を重視したいか」 で選ぶと失敗しません。
例えば、こんな選び方ができます。
- 確定申告をできるだけ自動化したい → 申告機能が充実したソフト
- とにかく費用を抑えたい → 無料プランがあるソフト
- スマホでサクサク操作したい → スマホアプリが使いやすいソフト
自分の働き方や得意・不得意に合うかどうかで選ぶことがポイントです。
でもその前に、個人事業主が経理でやることについて確認しましょう。
個人事業主が経理でやること
経理と聞くと難しそうに感じますが、やることは大きく3つ（または4つ）だけです。
個人事業主が経理でやること
お金の動きを記録する
経理の基本は、「いつ・いくら・何に使ったか」を記録することです。
売上が入ってきたときも、消耗品を買ったときも、すべて帳簿に記しておく必要があります。
例えば、家計簿をイメージするとわかりやすいでしょう。
何にお金を使ったか書いておかないと、後から振り返ったときに使い道がわからなくなってしまいます。
事業のお金も同じです。
記録する内容は主にこの3つ。
- 売上（お客様からもらったお金）
- 経費（仕事のために使ったお金）
- 事業用の口座やクレジットカードのお金の動き
日々の記録をこまめに行っておくと、月末や年末にまとめて作業する手間が大きく減ります。
書類を整理する
経理では、お金のやり取りを証明する書類を集めて整理しておかなければいけません。
なぜなら請求書や領収書、レシートなどは、記録した内容が正しいことを示す証拠になるからです。
帳簿の記録だけあって書類が手元にないと、税務署から確認を求められた際に困ってしまいます。
具体的には、次のような書類が対象です。
- 請求書・見積書
- 領収書・レシート
- 銀行口座の取引履歴
紙の書類は種類ごとにファイリングして、データの書類はフォルダ分けして保存しておくと分かりやすいです。
確定申告をする
1年間（1月から12月まで）の収入と支出をまとめて、税務署に報告して税金を計算してもらう手続きが確定申告です。
つまり毎日の記録や書類の整理は、すべてこの確定申告につなげるための準備だといえます。
期限は、原則として翌年の2月16日から3月15日まで。
確定申告の主な流れ
- 1年分の取引を帳簿にまとめる
- 必要書類を準備する
- 申告書を作成して提出する
- 税金を納める（還付がある場合は受け取る）
インボイス対応（必要な人だけ）
すべての個人事業主が対象というわけではありませんが、インボイス対応が必要です。
税率が複数あっても、事業者の方が消費税を正確に納めていただけるように、消費税の金額等を書いた請求書・領収書等（インボイス）を基に計算する仕組みです。
引用元：国税庁「インボイス制度について」
取引先に発行する請求書に登録番号などを記載します。
あなたが課税事業者（消費税を納める事業者)として登録した場合は、この対応が必須になります。
該当する人がやることは、主にこの2つです。
- 適格請求書（インボイス）を発行する
- 受け取った請求書を保存・管理する
帳簿をつける方法3つ
事業を始めたばかりの頃は、できるだけ経費を抑えたいのではないでしょうか。
帳簿をつける方法は主に3つあります。
手書き（帳簿ノート）
帳簿ノートとは、取引の内容を手書きで記録していくノートのことです。
文房具店や書店で購入できる市販のノートを使えば、お金をかけずに帳簿をつけ始められます。
パソコン操作が得意でなくても、紙ならすぐに取り組めますよね。
しかし手書きで記録するため、次のような手間がかかります。
- 1件ずつ手で書き込む必要がある
- 売上や経費の合計を自分で計算する
- 書き間違えたら手作業で修正する
取引が少ないうちは問題ありませんが、取引が多くなるほど、手が回らなくなっていく可能性があります。
エクセル
おなじみ表計算ソフトのエクセルを使って帳簿をつける方法です。
パソコンに入っているエクセルを使えば、新たな費用をかけずに帳簿を作成できます。
手書きと違い、関数を使えば合計金額なども自動で計算してくれますよ。
エクセル帳簿の特徴は、次の通りです。
- 数式を入れておけば計算が自動になる
- 表の形式を自分好みに変更できる
- データとして保存・管理しやすい
入力する項目やフォーマットは自分で用意するか、無料エクセル帳簿テンプレートがネット上で多数公開されているのでそれを利用するのも手です。
使う関数はだいたい決まっているのでこの際覚えましょう。
経理ソフト
経理ソフトは、入力した取引データから帳簿や申告書類まで作成してくれます。
費用をかけてもいいと考えている場合は、経理ソフトの導入を検討してもいいでしょう。
なぜなら手書きやエクセルと比べて、入力や計算の手間を大きく減らせるからです。
例えば次のようなことが経理ソフトではできます。
- 銀行口座やカードの利用明細を自動で取り込む
- 取り込んだデータから自動で仕訳を作成する
- 入力内容をもとに確定申告書類を作成する
経理ソフトを使うメリット4つ
経理ソフトには、日々の作業をラクにしてくれる機能がたくさん詰まっています。
代表的な4つのメリットを紹介します。
銀行やクレジットカードの明細を自動で取り込んでくれる
経理ソフトには、銀行口座やクレジットカードの利用明細を自動で取り込む機能があります。
事業用の口座やカードを連携しておけば、入出金のたびに自分で入力する手間がなくなります。
連携できる金融機関
- 銀行口座（ネット銀行を含む)
- クレジットカード
- 一部の電子マネーやキャッシュレス決済
一度設定すれば、明細データが自動で取り込まれるので、その後の入力作業は大きく減らせます。
領収書をスマホで撮るだけでOK
紙の領収書も、スマホで撮影するだけでデータとして取り込めます。
経理ソフトのアプリで撮影すると、日付や金額、店名などをソフトが自動で読み取ってくれます。
手入力する手間が省けるうえに、紙の管理にかかる場所も取りません。
スマホで撮影するだけでここまでできますよ。
- 領収書の内容をデータとして読み取る
- 撮影したデータをそのまま保存しておける
- 紙の領収書を探す手間がなくなる
外出先で受け取った領収書も、その場で撮影すればデータとして保存できます。
面倒くさい作業が一瞬でできてしまいます。
仕訳（経理の入力）が自動化される
仕訳とは、「いつ・何に・いくら使ったか」を経理のルールに沿って記録することです。
取り込んだ明細やレシートのデータをもとに、経理ソフトがこの仕訳作業を自動で行ってくれます。
経理の知識がなくても、ソフトが内容を判断して振り分けてくれるわけです。
仕訳を自動化すると、次のようなメリットがあります。
- 仕訳のルールを覚える必要がなくなる
- 入力ミスや計算ミスが起こりにくくなる
- 作業時間を他の業務に使えるようになる
このように最近では、AIが搭載された経理ソフトも増えているんです。
経理の経験がなくても、AIが過去のデータから自動で仕分けの候補を提案してくれるので、迷わず作業を進められます。
確定申告書が自動で作られる
経理ソフトを使うと、入力したデータをもとに確定申告書類まで自動で作成してくれます。
1年分の取引データがソフト内にすでに記録されているので、申告のタイミングで集計や計算をやり直す必要がありません。
画面の案内に沿って進めるだけで、書類が完成します。
自動作成される書類の一例
- 青色申告決算書
- 確定申告書
- 各種帳簿（仕訳帳・総勘定元帳など）
紙の書類を一から作る場合と比べると、作業時間の差は歴然です。
専門知識がない人ほど、自動作成のメリットを感じやすいでしょう。
経理ソフトを選ぶ基準
経理ソフトは種類が多く、何を基準に選べばいいか迷ってしまいます。
経理初心者が迷わず選ぶために、基準をシンプルにまとめました。
このあたりを押さえておけば、選ぶときに迷いにくくなりますよ 。
すべての項目を完璧に満たす必要はありません。
自分が「ここは譲れない」と感じるポイントを2〜3個に絞って比較してみてください。
おすすめ３経理ソフトの比較
経理ソフトにはさまざまな種類がありますが、ここでは知名度の高い3つを紹介します。
いずれも多くの個人事業主に利用されている人気のソフトなので、どれを選んでも大きく失敗するということはありません。
自分が重視したいポイントに合わせて選んでみてください。
ではそれぞれの特徴を見ていきましょう。
freee
freeeは、スマホ操作のしやすさと初心者向けのサポートに強みがある経理ソフトです。
簿記の知識がなくても迷わず使えるように設計されています。
特徴を整理すると、次の通りです。
- 画面がシンプルで迷わない
- AI仕分けで自動化
- 銀行・カードとの連携先が豊富
- チャットでのサポートを利用できる
「とにかく簡単にしたい」人に向いています。
マネーフォワード
マネーフォワードは、家計簿アプリの実績をもとに作られた経理ソフトです。
家計簿アプリと似た使いやすい画面で、操作の感覚に親しみを感じやすいでしょう。
主な特徴は以下の通りです。
- 自動仕分けが安定している
- 請求書作成など複数の機能と連携しやすい
- データの自動取り込み機能が充実している
- 情報量が多く、慣れると便利
「お金の流れをしっかり管理したい」人に向いています。
弥生
弥生は、長年の実績があり、会計ソフトの分野で古くから利用されてきたソフトです。
操作に困ったときのサポート体制が手厚いと言われています。
特徴をまとめると、次の通りです。
- 昔ながらの操作感で安心
- 長年の実績による安心感がある
- 電話サポートを利用できる
- コストパフォーマンスが高い
「費用を抑えたい」人に向いています。
経理ソフトの導入手順
経理ソフトを導入する作業は、実はそれほど複雑ではありません。
流れに沿って進めていけば、初めてでも迷わず準備を終えられます。
基本的な導入の流れは、次の通りです。
- アカウントを作る（メールアドレスなどで登録する）
- 事業の基本情報を入力する（屋号や事業内容を設定する）
- 銀行・クレカを連携する（利用している口座やカードを登録する）
- 領収書を読み込む（スマホで撮影してデータ化する）
- 自動仕訳を確認する（振り分けられた内容に間違いがないか確認する）
最初の設定さえ終えてしまえば、経理を始める準備はほぼ完成です。
経理ソフトを使う際の注意点
経理ソフトを使えば、経理が未経でも帳簿管理がしやすくなります。
銀行の明細や領収書のデータから、仕訳まで自動で行ってくれるため、入力の手間は大きく減りますよ。
ただし、ソフトに任せきりにしてしまうと、思わぬ落とし穴にはまることもあります。
そこで注意しておきたいポイントは、次の通りです。
仮にAIが過去のデータをもとに「おそらくこれだろう」と判断してあなたに提案しても、それが正しいかどうか見極めて、必要であれば手直しできるだけの知識を持っておくと安心です。
日商簿記3級程度の知識でいいんです。
知っていればソフトの動きを理解しやすくなるでしょう。
絶対じゃないけど、余裕があれば簿記を学んでおくと心強いですよ。
まとめ：経理は経理ソフトでラクになる
経理ソフトを選ぶときに大切なのは、「自分が何を重視したいか」を基準にすること。
そうすれば、迷う時間を減らせますよ。
また経理ソフトを使う際のポイントとしては、 自動化された内容も、最後は自分の目で一度確認するようにしましょう。
帳簿や確定申告の作業は、経理ソフトを使うことで負担を大きく減らせます。
まずは気になるソフトを1つ試してみるところから始めてみてください。
以上ここまで読んでいただきありがとうございました。